Datenschutzerklärung

Stand: 8. Juli 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Erik Mehling
Alsterkrugchaussee 424
22335 Hamburg
Deutschland
E-Mail: info@portiaflow.de

2. Überblick über die Verarbeitung

PortiaFlow ist ein Werkzeug zur digitalen Dokumentation eines Kfz-Kaufvertrags zwischen zwei Privatpersonen (Verkäufer und Käufer). Dafür verarbeiten wir personenbezogene Daten, die du in der App eingibst oder die bei der Nutzung anfallen. Ein Teil dieser Daten — die Identitätsprüfung — umfasst besondere Kategorien personenbezogener Daten (biometrische Daten, Art. 9 DSGVO); dafür gilt Abschnitt 5 gesondert.

Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter. Alle unten genannten Empfänger sind Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) bzw. eigenverantwortliche Anbieter, mit denen entsprechende Verträge bestehen (Art. 28-Verträge bzw. Standardvertragsklauseln, siehe Abschnitt 10). Es findet kein Tracking über Apps oder Websites Dritter hinweg statt, und wir setzen kein Analytics- oder Werbe-SDK eines Dritten ein. Wie wir die Nutzung unserer eigenen App messen, steht in Abschnitt 9.

3. Konto- und Vertragsdaten

Bei der Registrierung und der Nutzung der App verarbeiten wir:

• Kontodaten: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Telefonnummer, Anschrift (Straße, PLZ, Ort), E-Mail-Adresse.
• Anmeldedaten: bei Anmeldung über „Sign in with Apple" bzw. Google Sign-In die von diesen Diensten übermittelte Identifikationskennung und E-Mail-Adresse.
• Ausweis-/Reisepassnummer: wird im Rahmen der Identitätsprüfung (Abschnitt 5.1) aus deinem Ausweisdokument ausgelesen und als Teil deines Verifizierungsdatensatzes gespeichert. Sie wird nicht in das Vertragsdokument übernommen und nicht an die Vertragsgegenpartei weitergegeben.
• Vertragsdaten: Fahrzeugdaten (Marke, Modell, FIN, Kennzeichen, Kilometerstand u. Ä., je nach Fahrzeugart), Zustandsangaben, hochgeladene Fahrzeugfotos, Angaben zu Kaufpreis und Übergabe, die abgegebene digitale Signatur sowie das daraus erzeugte PDF-Dokument.
• Support-/Freitextangaben: Inhalte, die du im Feedback-Formular oder als Freitext (z. B. bekannte Mängel, Zubehör) einträgst.

Empfänger deiner Daten ist insbesondere die jeweilige Gegenpartei deines Kaufvertrags: Mit Beitritt und Unterzeichnung werden dein Name, deine Anschrift, dein Geburtsdatum und deine Telefonnummer der anderen Vertragspartei angezeigt und in das gemeinsame Vertragsdokument (PDF) übernommen, das beide Parteien erhalten. Deine Ausweis-/Reisepassnummer gehört nicht dazu.

Zweck: Erstellung, Verwaltung und vollständige Dokumentation des Kaufvertrags zwischen dir und der Gegenpartei; Kontoverwaltung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags mit uns bzw. Vorbereitung/Dokumentation des zwischen den Parteien geschlossenen Kaufvertrags).

4. Optionale KI-gestützte Datenerfassung

Zwei Funktionen sind KI-gestützt und werden von dir aktiv gestartet: das Auslesen von Feldern (u. a. Marke, Modell, FIN, HSN/TSN, zulässiges Gesamtgewicht) aus einem Foto der Zulassungsbescheinigung Teil I, und die Ein-Satz-Beschreibung eines Fahrzeugfotos. Beides läuft über Google Cloud (Vertex AI, Gemini-Modelle) in der EU-Multi-Region: die Verarbeitung erfolgt auf Servern in der EU; soweit im Einzelfall ein Zugriff aus einem Drittland nicht ausgeschlossen werden kann, bestehen mit Google EU-Standardvertragsklauseln (Abschnitt 10). Die Fotos werden dafür nicht dauerhaft gespeichert (nur In-Memory-Verarbeitung) und nicht zum Training der Google-Modelle verwendet. Etwaige auf der Zulassungsbescheinigung sichtbare Halterdaten werden ignoriert und nicht extrahiert.

Zweck: Erleichterte, fehlerärmere Dateneingabe.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (auf deine aktive Anforderung hin).

5. Identitätsprüfung: besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO)

PortiaFlow bietet eine freiwillige, dreistufige Identitätsprüfung als Vertrauens-Feature zwischen den Vertragsparteien an. Zwei der drei Stufen verarbeiten biometrische Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO. Diese Verarbeitung erfolgt nur, wenn du sie aktiv startest und ihr vorab gesondert zustimmst.

5.1 Stufe A: Dokumentenprüfung

Du fotografierst dein Ausweisdokument — entweder einen EU-/EWR-Personalausweis (Vorder- und Rückseite) oder einen internationalen Reisepass (Datenseite). Das Foto wird über Google Cloud (Vertex AI, Gemini) in der EU-Multi-Region auf Echtheitsmerkmale geprüft; die Prüfziffern des maschinenlesbaren Bereichs (MRZ) werden zusätzlich serverseitig berechnet, und die Angaben werden mit deinen Profildaten abgeglichen. Aus dem Ausweisfoto wird serverseitig ein Gesichtsausschnitt für Stufe B erzeugt. Das vollständige Ausweisfoto wird nach der Verarbeitung nicht dauerhaft gespeichert. Gespeichert werden aus der Dokumentenprüfung die ausgelesenen Ausweisdaten (Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Ausweis-/Reisepassnummer, Gültigkeitsdatum und — sofern vorhanden — ausstellende Behörde) sowie das Prüfergebnis als Teil deines Verifizierungsdatensatzes. Die Staatsangehörigkeit wird dabei bewusst nicht ausgelesen oder gespeichert.

5.2 Stufe B: Biometrischer Gesichtsabgleich

Vor diesem Schritt holen wir eine gesonderte, jederzeit widerrufbare Einwilligung ein. Eine Gesten-Erkennung (Blinzeln, Kopfdrehung, Lächeln) läuft vollständig auf deinem Gerät, ohne Datenübertragung. Nur der beste, geprüfte Bildausschnitt wird verschlüsselt an unseren Auftragsverarbeiter Amazon Web Services (AWS Rekognition, Region Frankfurt, eu-central-1) übermittelt, dort einmalig mit dem Gesichtsausschnitt aus Stufe A verglichen (1:1-Abgleich) und nicht dauerhaft gespeichert: der transiente Gesichtsausschnitt wird nach dem Abgleich gelöscht bzw. spätestens nach 24 Stunden automatisch entfernt. Gespeichert wird aus dem Gesichtsabgleich ausschließlich das Ergebnis (Übereinstimmungswert, Verifizierungsstatus, Zeitpunkt, Methode), jedoch keine biometrischen Rohdaten.

5.3 Stufe C: Gegenseitige Prüfung vor Ort

Beim Signieren bestätigen beide Vertragsparteien, sich gegenseitig anhand des Ausweisdokuments vor Ort geprüft zu haben. Es werden dabei keine zusätzlichen biometrischen Daten verarbeitet: lediglich die Bestätigung samt Zeitstempel wird als Teil der Vertragserklärungen gespeichert und im Vertrags-PDF ausgewiesen.

Zweck: Identitätsprüfung als Vertrauensmerkmal zwischen den Vertragsparteien.
Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung) für die biometrische Verarbeitung in Stufe B; Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. b DSGVO im Übrigen. Die Einwilligung zu Stufe B ist freiwillig. Ohne sie kann die Identitätsprüfung nicht abgeschlossen werden; Verträge lassen sich dann weder erstellen noch als Käufer beitreten oder unterschreiben, da dies eine abgeschlossene Verifizierung voraussetzt. Andere App-Bereiche (z. B. Profil, Einstellungen, Informationsseiten) bleiben nutzbar.

6. Push-Benachrichtigungen

Wenn du Push-Benachrichtigungen erlaubst, speichern wir ein Geräte-Push-Token, das an dein Konto gebunden ist. Der Versand läuft über den Expo Push Service (Expo Application Services Inc., USA) als Relay zu Apples und Googles eigenen Push-Diensten. Dabei kann es zu einer Übermittlung des Geräte-Tokens (keine Vertrags- oder Klardaten) in die USA kommen. Push-Berechtigungen fragen wir gezielt im jeweiligen Kontext ab (z. B. nach Vertragserstellung), nicht pauschal beim ersten App-Start.

Zweck: Benachrichtigung über Vertragsereignisse (z. B. Gegenseite hat unterschrieben, offene To-dos).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung über die Betriebssystem-Berechtigung).

7. Kontaktformular und E-Mail-Kommunikation

Nutzt du das Kontaktformular auf dieser Website, verarbeiten wir die von dir angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Nachricht) zur Bearbeitung deiner Anfrage. Zum Schutz vor Spam-Missbrauch wird der Formularversand serverseitig über Cloudflare Turnstile geprüft; dabei werden technisch notwendige Signale (u. a. IP-Adresse) verarbeitet, ohne dass ein Tracking-Cookie gesetzt wird. Der Versand transaktionaler E-Mails (Vertragsabschluss, Kontolöschung, Kontaktformular-Antworten, u. Ä.) erfolgt über unseren Auftragsverarbeiter Brevo (EU/Frankreich). Ist ein Kaufvertrag von beiden Seiten unterschrieben, senden wir beiden Vertragsparteien das fertige Vertragsdokument als PDF-Anhang an ihre jeweils hinterlegte E-Mail-Adresse. Das Dokument enthält die Vertragsdaten beider Parteien einschließlich Namen, Anschriften, Geburtsdaten und Unterschriftsbildern. Wir versenden es, damit dir dein Vertragsexemplar unabhängig von der App erhalten bleibt; ohne Anhang wäre es ausschließlich innerhalb deiner App-Installation verfügbar. Der Versandweg E-Mail ist technisch nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Zusätzlich bleibt das Dokument nach Anmeldung in der App abrufbar. Unsere E-Mails binden das PortiaFlow-Logo als Bild von portiaflow.de ein; beim Anzeigen der Mail ruft dein E-Mail-Programm dieses Bild ggf. von unserem Hosting-Anbieter Cloudflare ab (dabei wird technisch deine IP-Adresse übermittelt; ein Tracking findet nicht statt).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO (Bearbeitung deiner Anfrage bzw. unser berechtigtes Interesse an einer funktionierenden, missbrauchsgeschützten Kommunikation).

8. Fehler-, Diagnose- und Missbrauchsschutzdaten

Zur Fehlerbehebung setzen wir Sentry ein (EU-Datenregion, de.sentry.io). Fehlerberichte werden vor dem Versand serverseitig und clientseitig um personenbezogene Inhalte bereinigt (PII-Scrubbing): es werden keine Vertragsinhalte, Fotos, Ausweis- oder biometrischen Daten an Sentry übermittelt. Mitgesendet werden eine pseudonyme Nutzerkennung sowie die Nummer des betroffenen Vertrags, damit ein gemeldeter Fehler dem Vorgang zugeordnet werden kann. Klarnamen, Anschriften und E-Mail-Adressen werden vor der Übermittlung entfernt.

Zur Missbrauchsvermeidung (Rate-Limits) speichern wir außerdem kurzzeitig technische Nutzungszähler (Nutzerkennung, Art der Aktion, Zeitpunkt), die nach 7 Tagen automatisch gelöscht werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionsfähigen, fehlerfreien und missbrauchsgeschützten App).

9. Nutzungsmessung

Um zu verstehen, wie die App benutzt wird und an welchen Stellen sie hakt, messen wir einzelne Vorgänge in der App selbst: dass sie geöffnet wurde, welcher Schritt eines Vertrags erreicht wurde, ob eine Identitätsprüfung begonnen und abgeschlossen wurde, ob ein Vertrag unterschrieben wurde, ob eine Aufgabe nach dem Kauf erledigt und ob ein Link zu einem empfohlenen Anbieter geöffnet wurde.

Wir setzen dafür keinen externen Analyse-Dienst ein. Die Messwerte bleiben in unserer Datenbank in der EU. Es wird keine Kennung auf deinem Gerät gespeichert oder ausgelesen; ein Einwilligungsbanner nach § 25 TTDSG ist deshalb nicht erforderlich. Gemessen werden nur Vorgänge im angemeldeten Zustand.

Statt deiner Konto-Kennung speichern wir ein daraus berechnetes Pseudonym. Damit lässt sich zählen, wie viele verschiedene Menschen etwas getan haben, ohne dass in der Auswertung eine Kennung steht, die sich einer Person zuordnen lässt. Inhalte werden nicht gemessen: keine Freitexte, keine Fahrzeugdaten, keine Beträge und keine Vertragsnummern. Erfasst werden neben dem Vorgang nur die Plattform (iOS oder Android) und die App-Version.

Die einzelnen Messwerte werden frühestens nach 90 Tagen und spätestens nach vier Monaten zu Tages- und Monatssummen zusammengefasst und gelöscht. Die Spanne ergibt sich daraus, dass immer ein ganzer Kalendermonat auf einmal zusammengefasst wird: die Zahl verschiedener Personen lässt sich nachträglich nicht aus Teilsummen zusammensetzen. Nach der Zusammenfassung existiert auch das Pseudonym nicht mehr, die Zahlen sind dann anonym.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betrieb und Verbesserung des eigenen Dienstes). Du kannst dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO jederzeit formlos widersprechen (Kontakt siehe Abschnitt 1). Wir schließen dein Konto dann dauerhaft von der Messung aus und löschen zugleich die zu dir bereits vorhandenen Messwerte.

10. Empfänger / Auftragsverarbeiter im Überblick

Anbieter	Zweck	Ort der Verarbeitung
Supabase	Datenbank, Authentifizierung, Dateispeicher, Server-Funktionen	EU (Frankfurt)
Google Cloud (Vertex AI / Gemini)	Dokumenten-Auslese, Fotobeschreibung, Ausweis-/Passprüfung	EU (Multi-Region)
Amazon Web Services (AWS Rekognition)	Biometrischer Gesichtsabgleich (KYC-Stufe B)	EU (Frankfurt, eu-central-1)
Brevo	Transaktionale E-Mails, Kontaktformular	EU (Frankreich)
Sentry	Fehler-/Diagnosedaten (PII-gescrubbt)	EU (de.sentry.io)
Expo (Expo Application Services Inc.)	Zustellung von Push-Benachrichtigungen	USA (Relay zu Apple/Google)
Cloudflare	Hosting dieser Website, Spam-Schutz (Turnstile)	EU/global (Anycast)
Apple / Google	Anmeldung („Sign in with Apple"/Google Sign-In), App-Auslieferung, Push-Zustellung	eigenverantwortlich, siehe deren Datenschutzhinweise
Deine Vertragsgegenpartei	Gemeinsames Vertragsdokument: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer (Abschnitt 3)	eigenverantwortlich

Mit den Auftragsverarbeitern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO bzw. — soweit erforderlich, insbesondere bei Expo (USA) — Standardvertragsklauseln der EU-Kommission als zusätzliche Garantie.

11. Speicherdauer

• Kontodaten: bis zur Löschung deines Kontos.
• Unterschriebene Verträge (inkl. PDF; auch verfallene, nur einseitig unterschriebene): vier Jahre ab Vertragsabschluss. Die Frist ist an den zivilrechtlichen Verjährungsfristen für Ansprüche aus dem Kaufvertrag ausgerichtet: die Regelverjährung von drei Jahren (§ 195 BGB) beginnt nach § 199 Abs. 1 BGB erst mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist, sodass vier Jahre auch den ungünstigsten Fall abdecken (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse beider Vertragsparteien an der Nachweisbarkeit des Vertragsschlusses). Nach Ablauf entfernt ein täglicher automatischer Lauf die Unterschriften, die Ausweis-Prüfnachweise mit den darin eingefrorenen Namens- und Anschriftsangaben, die Fahrzeugfotos, das Vertragsdokument sowie sämtliche Fahrzeug- und Zustandsangaben (Fahrzeug-Identifizierungsnummer, Kennzeichen, Kaufpreis, Kilometerstand, technische Daten, Vorbesitzer, Termine und alle Freitexte). Es bleibt ein Eintrag mit Marke, Modell, Baujahr, Vertragsnummer und Abschlussdatum, sichtbar für beide Parteien, damit der Vorgang nachvollziehbar bleibt und in deiner Übersicht keine unerklärliche Lücke entsteht.
• Nicht unterschriebene Vertragsentwürfe einschließlich hochgeladener Fahrzeugfotos: bis zur Löschung durch dich bzw. bis zur Löschung deines Kontos. Ein täglicher Abgleich prüft zusätzlich, ob im Dateispeicher Objekte ohne zugehörigen Vertrag verblieben sind, und meldet diese zur Bereinigung.
• Ausgelesene Ausweisdaten (Abschnitt 5.1): Nach bestandener Prüfung werden Name, Geburtsdatum, Ausweis- bzw. Reisepassnummer und ausstellende Behörde aus dem Prüfergebnis entfernt; gespeichert bleibt, welche Dokumentart geprüft wurde, ob die Prüfschritte bestanden wurden und bis wann das Dokument gültig war. Wird eine begonnene Prüfung nicht abgeschlossen, werden die ausgelesenen Angaben spätestens nach sieben Tagen entfernt. Bei Unterzeichnung eines Vertrags wird dein Name Teil des Vertragsdokuments und für dessen Aufbewahrungsdauer gespeichert. Die Ausweis- bzw. Reisepassnummer wird nicht in das Vertragsdokument übernommen.
• Ausweisfoto (Stufe A): wird nach der Verarbeitung nicht dauerhaft gespeichert.
• Gesichtsausschnitt für den biometrischen Abgleich (Stufe B): transient, wird nach dem Abgleich gelöscht bzw. spätestens nach 24 Stunden automatisch entfernt.
• Fehler-/Diagnosedaten: gemäß den Standard-Aufbewahrungsfristen von Sentry.
• Datensicherungen: Zur Absicherung gegen Datenverlust erstellen wir täglich eine verschlüsselt übertragene Sicherungskopie der Datenbank und bewahren sie sieben Tage lang auf. Gelöschte Daten können deshalb noch bis zu sieben Tage in einer solchen Sicherungskopie enthalten sein und werden mit deren Ablauf endgültig entfernt. Eine Sicherungskopie wird ausschließlich zur Wiederherstellung nach einem Ausfall verwendet.

Löschst du dein Konto, werden Profil- und Verifizierungsdaten gelöscht bzw. anonymisiert und nicht unterschriebene Vertragsentwürfe gelöscht. Unterschriebene Verträge (auch verfallene, nur einseitig unterschriebene) bleiben einschließlich der darin enthaltenen Vertrags- und Identitätsangaben zur Nachweissicherung bestehen (siehe oben).

12. Deine Rechte

Du hast das Recht auf:

• Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO), in der App direkt über die Konto-Löschfunktion möglich,
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigten Interesses (Art. 21 DSGVO),
• jederzeitigen Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), insbesondere der Einwilligung zum biometrischen Gesichtsabgleich (Abschnitt 5.2).

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine E-Mail an info@portiaflow.de.

13. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22, 7. OG
20459 Hamburg
datenschutz-hamburg.de

14. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO ein, die für dich rechtliche Wirkung entfaltet oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Die KI-gestützten Funktionen (Abschnitt 4, 5.1) unterstützen lediglich die Dateneingabe bzw. Identitätsprüfung. Die Entscheidung über den Vertrag treffen ausschließlich die Vertragsparteien selbst. Schlägt die automatische Identitätsprüfung bei dir wiederholt fehl, kannst du dich unter info@portiaflow.de an uns wenden, und wir prüfen den Fall dann manuell.

15. Cookies und lokale Speicherung

Diese Website setzt keine Tracking- oder Marketing-Cookies. Beim Absenden des Kontaktformulars wird technisch notwendig eine Turnstile-Prüfung durchgeführt (Abschnitt 7). In der App selbst werden Sitzungsdaten und Voreinstellungen ausschließlich lokal auf deinem Gerät gespeichert (verschlüsselter Secure-Storage bzw. lokaler Cache), nicht als Browser-Cookies.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Datenverarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt jeweils die aktuell auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

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